David Allen und die physikalische Inbox

In meinem früheren Leben war ich mal GTD-Experte. Ich halte David Allen, den Erfinder des Selbstorganisationssystems, für einen sehr schlauen Mann, der über einen langen Zeitraum – inzwischen fast 30 Jahre – genau beobachtet hat, wie wir funktionieren.1 Wenn er ein ausführliches Interview gibt, höre ich genau hin. In diesem Interview im Atlantic ist mir besonders eine Stelle aufgefallen:

The problem with all this digital stuff is „out of sight, out of mind.“ That’s the bad news about the computer and why low-tech is oftentimes better–because it’s in your face. I know quite a number of people, high-tech people, who have gone back to paper-based planners and lists because it’s much more evident, and it doesn’t sort of go away and you [don’t] go numb to it, which you can very easily do on the computer.

Das ist für mich eine Kernbeobachtung, die ich sofort an mir selbst wiederentdeckt habe. Mein Problem liegt praktisch nie darin, kein geeignetes Tool zu finden, um Gedanken und Aufgaben festzuhalten. Vielmehr tue ich mich schwer, dran zu bleiben. Es ist der typische Prozess. Man macht einen neuen Anlauf, versucht alle „offenen Enden“ (Projekte, Aufgaben, etc.) aufzuschreiben und zu sortieren. In der Regel schafft man es ein paar Tage dabei zu bleiben. Ein paar Wochen später fällt einem dann auf, dass man schon lange nicht mehr auf die Aufgabenliste geschaut hat oder das wieder zahlreiche Projekte liegen geblieben sind. Für Allen ist das der Grund, warum er selbst immer noch das meiste auf Papier schreibt und in einer Ablage auf seinem Schreibtisch sammelt. Wenn diese sich füllt, hat er eine physikalische Erinnerung, dass Dinge liegen bleiben.

Ich kann noch nicht sagen, welche Konsequenzen ich aus dieser Erkenntnis ziehe.2 Zunächst einmal gilt es, ein paar Fragen zu formulieren:

  • Wie verändert diese Erkenntnis die Balance zwischen Vor- und Nachteilen von papierbasierten gegenüber digitalen Hilfsmitteln für die Selbstorganisation?
  • Verändert die Erkenntnis die Möglichkeiten für eine ideale Kombination von papierbasierten und digitalen Hilfsmitteln, so dass diese besser zusammen funktionieren können?
  • Was mache ich in Zukunft auf Papier, was digital?
  • Gibt es ein digitales Tool, dass ich so benutzen kann, dass es nahe an den Effekt einer physikalisch überlaufenden Eingangsablage heran kommt?

Ja, das sind vergleichsweise banale Themen und wie immer im Bereich der Selbstorganisation und Produktivität gilt es, das richtige Maß an Reflektion zu finden und es nicht zu übertreiben. Aber genau deswegen schreibe ich sie auf, weil sie dann nicht die nächsten Wochen in meinem Kopf rumspuken. Und grundsätzlich gilt, dass ich nie weiß, wen solche Themen noch interessieren. Also, lieber raus damit …


  1. Leider werden seine Grundprinzipien in der Regel missverstanden, weil viele sich mehr mit den Tools als mit den eigentlichen Ideen beschäftigen. 

  2. Für manche mag das auch gar keine große Erkenntnis sein. Für mich selbst war es definitiv eine neue Perspektive, aus der ich die Frage nach Papier oder Digital noch nie betrachtet habe. 

Veröffentlicht von

Johannes Kleske

Co-Gründer von Third Wave, lebt in Berlin, denkt nach über die Zukunft von Arbeit, Stadt und Kommunikation, mag sowohl guten Kaffee als auch guten Tee. Newsletter, Twitter, LinkedIn, Xing

Ein Gedanke zu „David Allen und die physikalische Inbox“

  1. Ich weiß genau, was der Mann meint. Viel zu viel ist den Weiten meines Smartphone Universums untergegangen. Also sind meine Frau und ich zurück zum Papierkalender an der Küchenwand und Todo Listen an der Korkpinnwand…und das sehr effektiv, weil sichtbar und greifbar.

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