Johannes Kleske - tautoko weblog

Bin mal wieder baff. Scheinbar herrscht ein riesiges Interesse an GTD, aber auch ein großes Unverständnis, worum es sich da eigentlich genau dreht. Dieser Artikel dient dazu, das Verständnis zu vergrößern.

GTD bedeutet Getting Things Done (deutsche Version: Wie ich die Dinge geregelt kriege) und ist ein Selbstorganisations-System (nicht nur) für Wissensarbeiter. Entwickelt wurde das ganze von David Allen.

GTD ist ein System, mit dem ich all die “losen Enden” aus meinem Kopf in ein verlässliches System bringe, um sie dann anzugehen. Lose Enden sind all die Dinge, in denen ich noch etwas unternehmen muss oder wo ich auf etwas warte.

Beispiele für lose Enden:

• “Die Daten müssen zum Drucker.”
• “Vielleicht könnte ich im nächsten Urlaub mal nach New York.”
• “Der Lebenslauf auf meiner Website bräuchte mal ein Update.”
• “Ich brauche einen Mitarbeiter.”
• “Wenn ich das nächste Mal bei Amazon bestelle, muss ich an das neue Coldplay-Ablum denken.”

Das sind die Dinge, die uns täglich in großer Masse im Kopf herumschwirren und uns ganz besonders dann einfallen, wenn wir uns gerade auf eine Aufgabe konzentrieren wollen. Um den Kopf frei zu bekommen, müssen wir jedes (wirklich jedes) lose Ende festhalten und so speichern, dass unser Unterbewusstsein darauf vertraut, dass wir zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert werden.
Wir werden ständig mit Anfragen von außen konfrontiert. Beispiel: Ein Freund schickt eine E-Mail mit einer Einladung zu seiner Geburtstagsparty. Ich nehme die Information auf und trage mir vielleicht sogar den Termin in meinen Kalender ein. Aber an diesem Input hängt noch viel mehr (Geschenk kaufen, Termin mit Partner absprechen, …). Deswegen muss ich für jeden Input entscheiden, was es ist und was ich damit mache.

Die GTD-Grundsätze:

1. Sammle alle Dinge, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System, außerhalb deines Kopfes.
2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weist, was der nächste Schritt ist.

Projekte
Ich habe es so häufig erlebt, dass Projekte an unterschiedlichen Erwartungen gescheitert sind oder dass überhaupt keine Erwartungen da waren. David Allen bezeichnet alles als Projekt, was länger als zwei Minuten und mehr als eine Handlung (nächster Schritt) braucht. Dazu stellt er folgende Herangehensweise vor:

1. Beschreibe in einem Satz den gewünschten, erfolgreichen Ausgang des Problems oder der Situation.
2. Schreibe den direkten nächsten Schritt auf, der nötig ist, um das ganze voran zu bringen.

Projektdimensionen
Dabei gibt es für unsere Projekte zwei Dimensionen.

1. Die horizontale ist der breite Blick über allen Projekten, in denen wir involviert sind.
2. Die vertikale geht in die Tiefe der einzelnen Projekte und Situationen und der Dinge, die mit diesen zusammenhängen.

Projektworkflow (horizontal)
Nun kommen wir zu einem Schlüsselelement von GTD, dem Workflow für die horizontale Dimension.

1. Erfassen - Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit braucht.
   • Hole alles aus deinem Kopf heraus.
   • Sammle alles in Eingangsboxen, von denen du so wenige wie möglich aber soviele wie nötig haben solltest (E-Mail-Inbox, Korb auf deinem Schreibtisch, Notizbuch, …)
   • Entleere deine Eingangsboxen regelmäßig.
2. Durcharbeiten - Entleere die Eingangsboxen, indem du dir für alles überlegst, was es ist und was du dafür tun musst.
   • “Was ist es?” ist eine der entscheidensten Fragen bei GTD. Erst, wenn ich weiß, mit was ich es zu tun habe, kann ich gute Entscheidungen über die Umsetzung und Herangehensweise treffen.
   • Kann ich etwas unternehmen?
     • Nein? Dann kann ich folgendes damit tun:
       • Wegschmeißen.
       • Zurückstellen bzw. ablegen in
         • meiner irgendwann mal/vielleicht-Liste
         • Wiedervorlage-System (43 Mappen: 31 Tage, 12 Monate, der morgige Tag steht immer vorne)
         • Archiv
     • Ja? Dann kann ich folgendes damit tun:
       • Was ist der nächste Schritt?
         • Er dauert weniger als zwei Minuten? Sofort erledigen.
         • Jemand anders kann das machen? Delegiere es und warte auf das Ergebnis.
         • Verschieben. Bei einem Termin in den Kalender eintragen, ansonsten auf die Liste der nächsten Schritte setzen.
         • Es ist ein Projekt, wenn es mehr als einen Schritt braucht.
           • Projekte-Hilfsmittel:
             • Projektliste
             • Sammlung von Material für Projekte
             • Terminplaner für zeitlich angesetzte nächste Schritte
             • Erinnerungsliste für die nächsten Schritte
             • Erinnerungsliste für die Dinge, auf die ich warte
3. Organisiere die Ergebnisse - Einsortieren in Projektlisten, Warte-Listen usw.
4. Durchsehen - Erst durch das regelmäßige Überprüfen der Listen zeigt das System Wirkung.
5. Durchführen
   • Der nächste Schritt, der angegangen werden soll, kann nach folgenden Kriterien ausgewählt werden:
     • Zusammenhang - Wo bin ich gerade, was steht mir gerade zur Verfügung? Dafür sind die Listen wie @computer oder @supermarkt, die man häufig im Zusammenhang mit GTD sieht.
     • Verfügbare Zeit
     • Verfügbare Kraft - Einen aufwendigen nächsten Schritt, der Konzentration braucht, will ich vielleicht nicht gerade direkt nach dem Mittagessen angehen.
     • Priorität - Was ist gerade wichtig?

Diesen Workflow sollte ich so häufig wie möglich mit allen Eingangsboxen durchführen. Dadurch bleibt der Aufwand klein und es sammelt sich kein Berg an, der uns die Motivation raubt. Den Workflow findet man sehr schön zusammen gefasst in diesem Diagramm.

Wöchentliche Durchsicht::

• Loses Papier wie Visitenkarten oder Rechnungen in der Eingangsbox sammeln.
• Gesammelte Notizen verarbeiten.
• Alte Kalendereinträge nach ausstehenden Schritten und Handlungen durchsuchen
• Anstehende Termine eintragen.
• Alle neuen Ideen, Projekte usw. aus dem Kopf holen.
• Überprüfe die Projekteliste. Jedes Projekt sollte wenigstens einen konkreten nächsten Schritt haben.
• Überprüfe die Liste der nächsten Schritte. Streiche alle erledigten Schritte und schaue nach Erinnerungen für nächste Schritte, die erledigten Schritten nachfolgen.
• Überprüfe die “Wartet auf”-Liste.
• Überprüfe jede relevante Checkliste.
• Überprüfe die “Irgendwann/vielleicht mal-Liste auf Projekte, die aktuell geworden sind.
• Überprüfe das unterstützende Material für laufenden Projekte nach neuen nächsten Schritten.

Vertikale Projektplanung
Für die vertikale Planung von Projekten hat David Allen fünf Schritte definiert, die unserem natürlichen Organisationsverhalten entsprechen.

1. Definiere den Zweck des Projekts -Warum mache ich das?
2. Stell dir möglichst konkret den Ausgang des Projekts vor - Wie würde ein voller Erfolg des Projektes aussehen bzw. sich anfühlen.
3. Sammle brainstorming-mäßig alle Ideen und Möglichkeiten - Wie kann ich den gewünschten Erfolg erreichen?
4. Organisiere diese Ideen - Was passiert wann, wer ist beteiligt, …?
5. Identifiziere die nächsten Schritte - Wie gehe ich das Projekt konkret an?

Das hört sich jetzt vielleicht massiv an. Wir verhalten uns aber bei vielen Dingen tatsächlich ganz natürlich so.
Beispiel: Der Gedanke “Ich müsste mal wieder was mit meinem besten Freund machen.” kommt mir in Kopf. Ich mache das nicht, um mal wieder schön essen zu gehen, sondern um in unsere Freundschaft zu investieren (Zweck). Ich überlege mir, wie cool es wäre, jemandem mal wieder ausführlich erzählen zu können, wie es mir gerade geht und was alles scheiße läuft. Vielleicht könnten wir später sogar noch zusammen beten. Das wäre genial (Projektausgang vorstellen). Also, wir könnten nen Döner essen oder doch lieber zu Starbucks oder erst nen Film bei ihm schauen oder… (Brainstorming). Also, es stehen Starbucks und Döner zu Auswahl, weil Film irgendwie doof ist. Mein Kumpel hat vor allem vormittags Zeit (Organisation). Jetzt schaue ich als erstes in meinen Kalender und rufe ihn dann direkt an, wann er Zeit und Lust hat (nächster Schritt).
In den meisten Fällen läuft es doch so oder so ähnlich unbewusst in unserem Kopf ab. Dieses Prinzip gilt es einfach nur konsequent auf alles, was man macht, anzuwenden.

Was gehört zu einem GTD-System?
In der Praxis sieht GTD meist sehr unterschiedlich aus. Eine komplette Implementierung besteht trotzdem aus folgenden Elementen:

• Ein Referenz-Archiv (simpel von A - Z sortiert) für alles Material, das man nochmal brauchen könnte, derzeit aber keinem Projekt zugeordnet ist.
• Sammlung mit unterstützendem Material für laufende Projekte
• Ein Wiedervorlage-System (43 Folders)
• Eine Projekt-Liste
• “Nächste Schritte”-Listen (@computer, @aldi, …)
• Eingangsboxen
• Terminkalender
• irgendwas, was ich bestimmt vergessen habe

Soweit mal die wichtigsten Prinzipien und Regeln von GTD. Ich hoffe, den meisten ist jetzt klar geworden, worum es bei GTD geht und ob es für einen persönlich interessant ist. Wer bei GTD auf ein System hofft, das ihm alle Arbeit abnimmt, hat sich das falsche System gesucht. GTD ist Arbeit, vor allem am Anfang. Aber das Ergebnis ist trotzdem weniger Stress und damit effektiveres Arbeiten mit mehr Spaß.

Dieser Artikel basiert auf diesem hier.

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