GTD in einer Nußschale

Bin mal wieder baff. Scheinbar herrscht ein riesiges Interesse an GTD, aber auch ein großes Unverständnis, worum es sich da eigentlich genau dreht. Dieser Artikel dient dazu, das Verständnis zu vergrößern.

GTD bedeutet Getting Things Done (deutsche Version: Wie ich die Dinge geregelt kriege) und ist ein Selbstorganisations-System (nicht nur) für Wissensarbeiter. Entwickelt wurde das ganze von David Allen.

GTD ist ein System, mit dem ich all die „losen Enden“ aus meinem Kopf in ein verlässliches System bringe, um sie dann anzugehen. Lose Enden sind all die Dinge, in denen ich noch etwas unternehmen muss oder wo ich auf etwas warte.

Beispiele für lose Enden:

  • „Die Daten müssen zum Drucker.“
  • „Vielleicht könnte ich im nächsten Urlaub mal nach New York.“
  • „Der Lebenslauf auf meiner Website bräuchte mal ein Update.“
  • „Ich brauche einen Mitarbeiter.“
  • „Wenn ich das nächste Mal bei Amazon bestelle, muss ich an das neue Coldplay-Ablum denken.“

Das sind die Dinge, die uns täglich in großer Masse im Kopf herumschwirren und uns ganz besonders dann einfallen, wenn wir uns gerade auf eine Aufgabe konzentrieren wollen. Um den Kopf frei zu bekommen, müssen wir jedes (wirklich jedes) lose Ende festhalten und so speichern, dass unser Unterbewusstsein darauf vertraut, dass wir zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert werden. Wir werden ständig mit Anfragen von außen konfrontiert. Beispiel: Ein Freund schickt eine E-Mail mit einer Einladung zu seiner Geburtstagsparty. Ich nehme die Information auf und trage mir vielleicht sogar den Termin in meinen Kalender ein. Aber an diesem Input hängt noch viel mehr (Geschenk kaufen, Termin mit Partner absprechen, …). Deswegen muss ich für jeden Input entscheiden, was es ist und was ich damit mache.

Die GTD-Grundsätze:

  1. Sammle alle Dinge, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System, außerhalb deines Kopfes.
  2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weist, was der nächste Schritt ist.

Projekte Ich habe es so häufig erlebt, dass Projekte an unterschiedlichen Erwartungen gescheitert sind oder dass überhaupt keine Erwartungen da waren. David Allen bezeichnet alles als Projekt, was länger als zwei Minuten und mehr als eine Handlung (nächster Schritt) braucht. Dazu stellt er folgende Herangehensweise vor:

  1. Beschreibe in einem Satz den gewünschten, erfolgreichen Ausgang des Problems oder der Situation.
  2. Schreibe den direkten nächsten Schritt auf, der nötig ist, um das ganze voran zu bringen.

Projektdimensionen Dabei gibt es für unsere Projekte zwei Dimensionen.

  1. Die horizontale ist der breite Blick über allen Projekten, in denen wir involviert sind.
  2. Die vertikale geht in die Tiefe der einzelnen Projekte und Situationen und der Dinge, die mit diesen zusammenhängen.

Projektworkflow (horizontal) Nun kommen wir zu einem Schlüsselelement von GTD, dem Workflow für die horizontale Dimension.

  1. Erfassen – Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit braucht.
    • Hole alles aus deinem Kopf heraus.
    • Sammle alles in Eingangsboxen, von denen du so wenige wie möglich aber soviele wie nötig haben solltest (E-Mail-Inbox, Korb auf deinem Schreibtisch, Notizbuch, …)
    • Entleere deine Eingangsboxen regelmäßig.
  2. Durcharbeiten – Entleere die Eingangsboxen, indem du dir für alles überlegst, was es ist und was du dafür tun musst.
    • „Was ist es?“ ist eine der entscheidensten Fragen bei GTD. Erst, wenn ich weiß, mit was ich es zu tun habe, kann ich gute Entscheidungen über die Umsetzung und Herangehensweise treffen.
    • Kann ich etwas unternehmen?
      • Nein? Dann kann ich folgendes damit tun:
        • Wegschmeißen.
        • Zurückstellen bzw. ablegen in
          • meiner irgendwann mal/vielleicht-Liste
          • Wiedervorlage-System (43 Mappen: 31 Tage, 12 Monate, der morgige Tag steht immer vorne)
          • Archiv
      • Ja? Dann kann ich folgendes damit tun:
        • Was ist der nächste Schritt?
          • Er dauert weniger als zwei Minuten? Sofort erledigen.
          • Jemand anders kann das machen? Delegiere es und warte auf das Ergebnis.
          • Verschieben. Bei einem Termin in den Kalender eintragen, ansonsten auf die Liste der nächsten Schritte setzen.
          • Es ist ein Projekt, wenn es mehr als einen Schritt braucht.
            • Projekte-Hilfsmittel:
              • Projektliste
              • Sammlung von Material für Projekte
              • Terminplaner für zeitlich angesetzte nächste Schritte
              • Erinnerungsliste für die nächsten Schritte
              • Erinnerungsliste für die Dinge, auf die ich warte
  3. Organisiere die Ergebnisse – Einsortieren in Projektlisten, Warte-Listen usw.
  4. Durchsehen – Erst durch das regelmäßige Überprüfen der Listen zeigt das System Wirkung.
  5. Durchführen
    • Der nächste Schritt, der angegangen werden soll, kann nach folgenden Kriterien ausgewählt werden:
      • Zusammenhang – Wo bin ich gerade, was steht mir gerade zur Verfügung? Dafür sind die Listen wie @computer oder @supermarkt, die man häufig im Zusammenhang mit GTD sieht.
      • Verfügbare Zeit
      • Verfügbare Kraft – Einen aufwendigen nächsten Schritt, der Konzentration braucht, will ich vielleicht nicht gerade direkt nach dem Mittagessen angehen.
      • Priorität – Was ist gerade wichtig?

Diesen Workflow sollte ich so häufig wie möglich mit allen Eingangsboxen durchführen. Dadurch bleibt der Aufwand klein und es sammelt sich kein Berg an, der uns die Motivation raubt. Den Workflow findet man sehr schön zusammen gefasst in diesem Diagramm.

Wöchentliche Durchsicht::

  • Loses Papier wie Visitenkarten oder Rechnungen in der Eingangsbox sammeln.
  • Gesammelte Notizen verarbeiten.
  • Alte Kalendereinträge nach ausstehenden Schritten und Handlungen durchsuchen
  • Anstehende Termine eintragen.
  • Alle neuen Ideen, Projekte usw. aus dem Kopf holen.
  • Überprüfe die Projekteliste. Jedes Projekt sollte wenigstens einen konkreten nächsten Schritt haben.
  • Überprüfe die Liste der nächsten Schritte. Streiche alle erledigten Schritte und schaue nach Erinnerungen für nächste Schritte, die erledigten Schritten nachfolgen.
  • Überprüfe die „Wartet auf“-Liste.
  • Überprüfe jede relevante Checkliste.
  • Überprüfe die „Irgendwann/vielleicht mal-Liste auf Projekte, die aktuell geworden sind.
  • Überprüfe das unterstützende Material für laufenden Projekte nach neuen nächsten Schritten.

Vertikale Projektplanung Für die vertikale Planung von Projekten hat David Allen fünf Schritte definiert, die unserem natürlichen Organisationsverhalten entsprechen.

  1. Definiere den Zweck des Projekts -Warum mache ich das?
  2. Stell dir möglichst konkret den Ausgang des Projekts vor – Wie würde ein voller Erfolg des Projektes aussehen bzw. sich anfühlen.
  3. Sammle brainstorming-mäßig alle Ideen und Möglichkeiten – Wie kann ich den gewünschten Erfolg erreichen?
  4. Organisiere diese Ideen – Was passiert wann, wer ist beteiligt, …?
  5. Identifiziere die nächsten Schritte – Wie gehe ich das Projekt konkret an?

Das hört sich jetzt vielleicht massiv an. Wir verhalten uns aber bei vielen Dingen tatsächlich ganz natürlich so. Beispiel: Der Gedanke „Ich müsste mal wieder was mit meinem besten Freund machen.“ kommt mir in Kopf. Ich mache das nicht, um mal wieder schön essen zu gehen, sondern um in unsere Freundschaft zu investieren (Zweck). Ich überlege mir, wie cool es wäre, jemandem mal wieder ausführlich erzählen zu können, wie es mir gerade geht und was alles scheiße läuft. Vielleicht könnten wir später sogar noch zusammen beten. Das wäre genial (Projektausgang vorstellen). Also, wir könnten nen Döner essen oder doch lieber zu Starbucks oder erst nen Film bei ihm schauen oder… (Brainstorming). Also, es stehen Starbucks und Döner zu Auswahl, weil Film irgendwie doof ist. Mein Kumpel hat vor allem vormittags Zeit (Organisation). Jetzt schaue ich als erstes in meinen Kalender und rufe ihn dann direkt an, wann er Zeit und Lust hat (nächster Schritt). In den meisten Fällen läuft es doch so oder so ähnlich unbewusst in unserem Kopf ab. Dieses Prinzip gilt es einfach nur konsequent auf alles, was man macht, anzuwenden.

Was gehört zu einem GTD-System? In der Praxis sieht GTD meist sehr unterschiedlich aus. Eine komplette Implementierung besteht trotzdem aus folgenden Elementen:

  • Ein Referenz-Archiv (simpel von A – Z sortiert) für alles Material, das man nochmal brauchen könnte, derzeit aber keinem Projekt zugeordnet ist.
  • Sammlung mit unterstützendem Material für laufende Projekte
  • Ein Wiedervorlage-System (43 Folders)
  • Eine Projekt-Liste
  • „Nächste Schritte“-Listen (@computer, @aldi, …)
  • Eingangsboxen
  • Terminkalender
  • irgendwas, was ich bestimmt vergessen habe

Soweit mal die wichtigsten Prinzipien und Regeln von GTD. Ich hoffe, den meisten ist jetzt klar geworden, worum es bei GTD geht und ob es für einen persönlich interessant ist. Wer bei GTD auf ein System hofft, das ihm alle Arbeit abnimmt, hat sich das falsche System gesucht. GTD ist Arbeit, vor allem am Anfang. Aber das Ergebnis ist trotzdem weniger Stress und damit effektiveres Arbeiten mit mehr Spaß.

Dieser Artikel basiert auf diesem hier.

Achtung: Die ausführlichen GTD-Grundlagen und noch viel mehr zu GTD gibt es von mir ab jetzt fast täglich bei imgriff.com!

Veröffentlicht von

Johannes Kleske

Co-Gründer von Third Wave, lebt in Berlin, denkt nach über die Zukunft von Stadt, Arbeit und Kommunikation, mag sowohl guten Kaffee als auch guten Tee. Twitter, LinkedIn, Xing

139 Gedanken zu „GTD in einer Nußschale“

  1. Pingback: siriux.net
  2. Hm, klingt irgendwie logisch. Ehrlich gesagt, mache ich das meiste davon automatisch so, ohne groß drüber nachzudenken, gerade bei Projektplanung, aber auch anderes

  3. Hm, klingt irgendwie logisch. Ehrlich gesagt, mache ich das meiste davon automatisch so, ohne groß drüber nachzudenken, gerade bei Projektplanung, aber auch anderes

  4. Wie ich geschrieben habe, das meiste sind natürliche Verhaltensweisen. Und mit GTD geht es darum, diese konsequenter und bewusster durchzuziehen.

  5. Wie ich geschrieben habe, das meiste sind natürliche Verhaltensweisen. Und mit GTD geht es darum, diese konsequenter und bewusster durchzuziehen.

  6. Wie ich geschrieben habe, das meiste sind natürliche Verhaltensweisen. Und mit GTD geht es darum, diese konsequenter und bewusster durchzuziehen.

  7. Respekt. Eine knackige, verständliche, schnell(!) zu erfassende Zusammenfassung und Kürzestanleitung.

    Schwer enttäuscht bin ich nur von dem Satz „Wer bei GTD auf ein System hofft, das ihm alle Arbeit abnimmt, hat sich das falsche System gesucht.“ Muss ich doch alles selber machen grummel.

  8. Respekt. Eine knackige, verständliche, schnell(!) zu erfassende Zusammenfassung und Kürzestanleitung.

    Schwer enttäuscht bin ich nur von dem Satz „Wer bei GTD auf ein System hofft, das ihm alle Arbeit abnimmt, hat sich das falsche System gesucht.“ Muss ich doch alles selber machen grummel.

  9. Respekt. Eine knackige, verständliche, schnell(!) zu erfassende Zusammenfassung und Kürzestanleitung.

    Schwer enttäuscht bin ich nur von dem Satz „Wer bei GTD auf ein System hofft, das ihm alle Arbeit abnimmt, hat sich das falsche System gesucht.“ Muss ich doch alles selber machen grummel.

  10. Tja, Matthias, ich würde dafür eher die Organisationssysteme Team oder Ehe in Betracht ziehen…

  11. Tja, Matthias, ich würde dafür eher die Organisationssysteme Team oder Ehe in Betracht ziehen…

  12. Tja, Matthias, ich würde dafür eher die Organisationssysteme Team oder Ehe in Betracht ziehen…

  13. ich find es super und ausserdem ist es beruhigend zu sehen, dass ich es fast genauso mache. ich schraube immerzu an meinem projekt- und zeitmanagement herum und komme zu sehr ähnlichen ergebnissen. allerdings gibt es bei mir kein papier (ausser einer einfachen todoliste auf dem schreibtisch, die von outlook mag ich nicht).

    was mir auch hilft, den kopf freizubekommen ist der blog. hier lade ich schnell ideen ab, die mich sonst hindern mich zu konzenztrieren.

  14. ich find es super und ausserdem ist es beruhigend zu sehen, dass ich es fast genauso mache. ich schraube immerzu an meinem projekt- und zeitmanagement herum und komme zu sehr ähnlichen ergebnissen. allerdings gibt es bei mir kein papier (ausser einer einfachen todoliste auf dem schreibtisch, die von outlook mag ich nicht).

    was mir auch hilft, den kopf freizubekommen ist der blog. hier lade ich schnell ideen ab, die mich sonst hindern mich zu konzenztrieren.

  15. ich find es super und ausserdem ist es beruhigend zu sehen, dass ich es fast genauso mache. ich schraube immerzu an meinem projekt- und zeitmanagement herum und komme zu sehr ähnlichen ergebnissen. allerdings gibt es bei mir kein papier (ausser einer einfachen todoliste auf dem schreibtisch, die von outlook mag ich nicht).

    was mir auch hilft, den kopf freizubekommen ist der blog. hier lade ich schnell ideen ab, die mich sonst hindern mich zu konzenztrieren.

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  17. Pingback: Marco Gabriel
  18. Pingback: Blogatelier
  19. hallo, ich möchte mit gtd starten und suche als erstes excel-Listen,um damit anzufangen. im ganzen web find ich nix – nur so sophisticated tools. hast du auch dazu einen tipp? grüsse volker

  20. hallo, ich möchte mit gtd starten und suche als erstes excel-Listen,um damit anzufangen. im ganzen web find ich nix – nur so sophisticated tools. hast du auch dazu einen tipp? grüsse volker

  21. hallo, ich möchte mit gtd starten und suche als erstes excel-Listen,um damit anzufangen. im ganzen web find ich nix – nur so sophisticated tools. hast du auch dazu einen tipp? grüsse volker

  22. Hab noch nie gehört, dass jemand GTD mit Excel-Tabellen gemacht hat. Es gibt aber viele Beispiele für GTD mit Textdateien.

  23. Hab noch nie gehört, dass jemand GTD mit Excel-Tabellen gemacht hat. Es gibt aber viele Beispiele für GTD mit Textdateien.

  24. Hab noch nie gehört, dass jemand GTD mit Excel-Tabellen gemacht hat. Es gibt aber viele Beispiele für GTD mit Textdateien.

  25. Hallo Johannes, in der Wikipedia sollte der GTD-Eintrag etwas verbessert werden. Nun ist dein Blog-Eintrag hier die beste kurze Anleitung die ich bisher kenne. Hättest du etwas dagegen wenn ich Einzelteile dort mit reinschreibe? Oder hast du Lust selbst mit daran rumzuschnitzen? Grüsse Jörg

    http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

  26. Hallo Johannes, in der Wikipedia sollte der GTD-Eintrag etwas verbessert werden. Nun ist dein Blog-Eintrag hier die beste kurze Anleitung die ich bisher kenne. Hättest du etwas dagegen wenn ich Einzelteile dort mit reinschreibe? Oder hast du Lust selbst mit daran rumzuschnitzen? Grüsse Jörg

    http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

  27. Hallo Johannes, in der Wikipedia sollte der GTD-Eintrag etwas verbessert werden. Nun ist dein Blog-Eintrag hier die beste kurze Anleitung die ich bisher kenne. Hättest du etwas dagegen wenn ich Einzelteile dort mit reinschreibe? Oder hast du Lust selbst mit daran rumzuschnitzen? Grüsse Jörg

    http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

  28. Vielen Dank für diese gute Zusammenfassung. Dein Text war das einzige, was ich über GTD wusste, bevor ich das Buch gelesen hatte. Als System benutze ich zur Zeit eine selbst übersetzte Version des GTDTiddlywiki.

  29. Vielen Dank für diese gute Zusammenfassung. Dein Text war das einzige, was ich über GTD wusste, bevor ich das Buch gelesen hatte. Als System benutze ich zur Zeit eine selbst übersetzte Version des GTDTiddlywiki.

  30. Vielen Dank für diese gute Zusammenfassung. Dein Text war das einzige, was ich über GTD wusste, bevor ich das Buch gelesen hatte. Als System benutze ich zur Zeit eine selbst übersetzte Version des GTDTiddlywiki.

  31. Könntest du bei Gelegenheit bitte den Titel überarbeiten? ‚Nussschale‘ ist kein deutscher Ausdruck, es heißt hier soviel wie ‚in aller Kürze‘. Aber ansonsten ein wirklich netter Artikel! Danke dafür.

  32. Könntest du bei Gelegenheit bitte den Titel überarbeiten? ‚Nussschale‘ ist kein deutscher Ausdruck, es heißt hier soviel wie ‚in aller Kürze‘. Aber ansonsten ein wirklich netter Artikel! Danke dafür.

  33. Könntest du bei Gelegenheit bitte den Titel überarbeiten? ‚Nussschale‘ ist kein deutscher Ausdruck, es heißt hier soviel wie ‚in aller Kürze‘. Aber ansonsten ein wirklich netter Artikel! Danke dafür.

  34. Vielen dank für das Feedback, Patrick. Nix für ungut, aber ich entscheide immer noch selbst, wie ich meine Artikel betitel und worauf ich anspielen will…

  35. Vielen dank für das Feedback, Patrick. Nix für ungut, aber ich entscheide immer noch selbst, wie ich meine Artikel betitel und worauf ich anspielen will…

  36. Vielen dank für das Feedback, Patrick. Nix für ungut, aber ich entscheide immer noch selbst, wie ich meine Artikel betitel und worauf ich anspielen will…

  37. Pingback: Not For Slaves
  38. das beispiel zur vertiklaen projketplanung hat mich amüsiert. auch ich treffe mich gern morgens mit freunden auf nen döner, erzähle ihnen derweil, was bei mir alles scheisse ist, und danach beten wir gemeinsam (wmöglich in der dönerbude). klingt alles in allem auf jeden fall nach einer guten investition in die freundschaft 😉

  39. das beispiel zur vertiklaen projketplanung hat mich amüsiert. auch ich treffe mich gern morgens mit freunden auf nen döner, erzähle ihnen derweil, was bei mir alles scheisse ist, und danach beten wir gemeinsam (wmöglich in der dönerbude). klingt alles in allem auf jeden fall nach einer guten investition in die freundschaft 😉

  40. das beispiel zur vertiklaen projketplanung hat mich amüsiert. auch ich treffe mich gern morgens mit freunden auf nen döner, erzähle ihnen derweil, was bei mir alles scheisse ist, und danach beten wir gemeinsam (wmöglich in der dönerbude). klingt alles in allem auf jeden fall nach einer guten investition in die freundschaft 😉

  41. Hallo Johannes,

    vielen Dank für diesen Artikel. Ich mache zwar schon GTD aber hatte immer ein Problem es kurz und „auf dem Punkt“, weiter zu erzählen. Mit Deinem Artikel kann ich nun Freunde, welche in kürze Wissen wollen, was GTD ist, dies zeigen.

    Danke.

    Grüsse

    Markus

    PS: Ich verwende iGTD von Bargiel (http://www.igtd.pl/iGTD/), ich finde das beste was es momentan gibt.

  42. Hallo Johannes,

    vielen Dank für diesen Artikel. Ich mache zwar schon GTD aber hatte immer ein Problem es kurz und „auf dem Punkt“, weiter zu erzählen. Mit Deinem Artikel kann ich nun Freunde, welche in kürze Wissen wollen, was GTD ist, dies zeigen.

    Danke.

    Grüsse

    Markus

    PS: Ich verwende iGTD von Bargiel (http://www.igtd.pl/iGTD/), ich finde das beste was es momentan gibt.

  43. Hallo Johannes, erst einmal ein großes Dankeschön an dich für dieses Forum. Der Wunsch nach einer praktikablen Lösung zur Reduzierung des alltäglichen Papier- und E-Mail-Wahnsinns, der täglich im Büro „auf mich niederprasselt“, führte mich direkt zu dem Buch GTD. Ich habe es gerade in einem Rutsch gelesen, habe aber das Gefühl, es noch nicht ganz durchblickt zu haben. Da du dieses System bereits perfekt verinnerlicht zu haben scheinst, wäre ich dir sehr dankbar, wenn du mir ein paar Fragen dazu beantworten könntest.
    Es hört sich zunächst für mich nach noch mehr Papier und einer losen Blattsammlung (normalerweise immer gefährlich)und Schränken voll mit Ablage an. Ich behaupte, dass wir (mein Chef und ich) bereits sehr effizient unterwegs sind und trotz der Papier- und E-Mail-Flut noch nie etwas suchen mussten. Wie soll ich also diese losen Notizblätter verstehen? Gehen wir davon aus, ich habe 20 Projekte (wenn ich Projekte nach Allen definiere, sind’s weitaus mehr) und für jedes produziere ich bzw. mein Chef ein weiteres Blatt Papier. Ich arbeite mit Hängeordnern und dem Mappei Wiedervorlagesystem (was bereits dem GTD-System entspricht). Wo lasse ich denn diese Projektblätter mit den To-dos/Handlungsschritten? Alle zusammen in einer Mappe, damit mein Chef sie immer und überall verfügbar hat und er schleppt sie permanent mit sich herum, da er viel unterwegs ist oder sortiere ich sie besser als Deckblatt in die einzelnen Projektmappen ein, die er zwar zu den entsprechenden Terminen vorliegen hat aber vielleicht gerade nicht, wenn ihm gerade ein genialer Handlungsschritt im Flugzeug einfällt. Oder lassen wir alles in einem Block und jede Seite hat einen Projektnamen zum leichteren Wiederfinden der Seite? Hmh. Einen Eingangskorb haben wir beide vor Jahren bereits abgeschafft, denn wozu hat er eine Assistentin, die vorarbeitet und vorausplant? Er erhält vorsortierte Unterlagen in 2 Mappen, davon eine mit schnell zu bearbeitenden Vorgängen – häufig low prio und eine mit wichtigen und komplexeren Vorgängen, die nicht so schnell zu bearbeiten sind. In der ersten Mappe ist doch eigentlich schon die 2-Minuten-Regel versteckt, oder? Ich würde mich auf jeden Fall riesig über deine Antwort freuen, damit ich gleich Montag an die Umsetzung gehen kann. Vielen Dank im Voraus für deine Bemühungen. Viele Grüße Jacqueline

  44. Hallo Johannes, erst einmal ein großes Dankeschön an dich für dieses Forum. Der Wunsch nach einer praktikablen Lösung zur Reduzierung des alltäglichen Papier- und E-Mail-Wahnsinns, der täglich im Büro „auf mich niederprasselt“, führte mich direkt zu dem Buch GTD. Ich habe es gerade in einem Rutsch gelesen, habe aber das Gefühl, es noch nicht ganz durchblickt zu haben. Da du dieses System bereits perfekt verinnerlicht zu haben scheinst, wäre ich dir sehr dankbar, wenn du mir ein paar Fragen dazu beantworten könntest.
    Es hört sich zunächst für mich nach noch mehr Papier und einer losen Blattsammlung (normalerweise immer gefährlich)und Schränken voll mit Ablage an. Ich behaupte, dass wir (mein Chef und ich) bereits sehr effizient unterwegs sind und trotz der Papier- und E-Mail-Flut noch nie etwas suchen mussten. Wie soll ich also diese losen Notizblätter verstehen? Gehen wir davon aus, ich habe 20 Projekte (wenn ich Projekte nach Allen definiere, sind’s weitaus mehr) und für jedes produziere ich bzw. mein Chef ein weiteres Blatt Papier. Ich arbeite mit Hängeordnern und dem Mappei Wiedervorlagesystem (was bereits dem GTD-System entspricht). Wo lasse ich denn diese Projektblätter mit den To-dos/Handlungsschritten? Alle zusammen in einer Mappe, damit mein Chef sie immer und überall verfügbar hat und er schleppt sie permanent mit sich herum, da er viel unterwegs ist oder sortiere ich sie besser als Deckblatt in die einzelnen Projektmappen ein, die er zwar zu den entsprechenden Terminen vorliegen hat aber vielleicht gerade nicht, wenn ihm gerade ein genialer Handlungsschritt im Flugzeug einfällt. Oder lassen wir alles in einem Block und jede Seite hat einen Projektnamen zum leichteren Wiederfinden der Seite? Hmh. Einen Eingangskorb haben wir beide vor Jahren bereits abgeschafft, denn wozu hat er eine Assistentin, die vorarbeitet und vorausplant? Er erhält vorsortierte Unterlagen in 2 Mappen, davon eine mit schnell zu bearbeitenden Vorgängen – häufig low prio und eine mit wichtigen und komplexeren Vorgängen, die nicht so schnell zu bearbeiten sind. In der ersten Mappe ist doch eigentlich schon die 2-Minuten-Regel versteckt, oder? Ich würde mich auf jeden Fall riesig über deine Antwort freuen, damit ich gleich Montag an die Umsetzung gehen kann. Vielen Dank im Voraus für deine Bemühungen. Viele Grüße Jacqueline

  45. Hallo Johannes, erst einmal ein großes Dankeschön an dich für dieses Forum. Der Wunsch nach einer praktikablen Lösung zur Reduzierung des alltäglichen Papier- und E-Mail-Wahnsinns, der täglich im Büro „auf mich niederprasselt“, führte mich direkt zu dem Buch GTD. Ich habe es gerade in einem Rutsch gelesen, habe aber das Gefühl, es noch nicht ganz durchblickt zu haben. Da du dieses System bereits perfekt verinnerlicht zu haben scheinst, wäre ich dir sehr dankbar, wenn du mir ein paar Fragen dazu beantworten könntest.
    Es hört sich zunächst für mich nach noch mehr Papier und einer losen Blattsammlung (normalerweise immer gefährlich)und Schränken voll mit Ablage an. Ich behaupte, dass wir (mein Chef und ich) bereits sehr effizient unterwegs sind und trotz der Papier- und E-Mail-Flut noch nie etwas suchen mussten. Wie soll ich also diese losen Notizblätter verstehen? Gehen wir davon aus, ich habe 20 Projekte (wenn ich Projekte nach Allen definiere, sind’s weitaus mehr) und für jedes produziere ich bzw. mein Chef ein weiteres Blatt Papier. Ich arbeite mit Hängeordnern und dem Mappei Wiedervorlagesystem (was bereits dem GTD-System entspricht). Wo lasse ich denn diese Projektblätter mit den To-dos/Handlungsschritten? Alle zusammen in einer Mappe, damit mein Chef sie immer und überall verfügbar hat und er schleppt sie permanent mit sich herum, da er viel unterwegs ist oder sortiere ich sie besser als Deckblatt in die einzelnen Projektmappen ein, die er zwar zu den entsprechenden Terminen vorliegen hat aber vielleicht gerade nicht, wenn ihm gerade ein genialer Handlungsschritt im Flugzeug einfällt. Oder lassen wir alles in einem Block und jede Seite hat einen Projektnamen zum leichteren Wiederfinden der Seite? Hmh. Einen Eingangskorb haben wir beide vor Jahren bereits abgeschafft, denn wozu hat er eine Assistentin, die vorarbeitet und vorausplant? Er erhält vorsortierte Unterlagen in 2 Mappen, davon eine mit schnell zu bearbeitenden Vorgängen – häufig low prio und eine mit wichtigen und komplexeren Vorgängen, die nicht so schnell zu bearbeiten sind. In der ersten Mappe ist doch eigentlich schon die 2-Minuten-Regel versteckt, oder? Ich würde mich auf jeden Fall riesig über deine Antwort freuen, damit ich gleich Montag an die Umsetzung gehen kann. Vielen Dank im Voraus für deine Bemühungen. Viele Grüße Jacqueline

  46. Dein Eintrag ist einer der besten den ich je gelesen habe, das bestätigt mein Gefühl und meine Erfahrung dass GTD keine Geldverdienen-System Masche ist sondern eine echte Hilfe im Alltag und Beruf.

  47. Dein Eintrag ist einer der besten den ich je gelesen habe, das bestätigt mein Gefühl und meine Erfahrung dass GTD keine Geldverdienen-System Masche ist sondern eine echte Hilfe im Alltag und Beruf.

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  49. Pingback: problemloeser
  50. Klasse Artikel! Aber mir stellen sich die selben Fragen wie Jacqueline. Vielleicht kann ja mal jemand aus der Praxis berichten.

  51. Klasse Artikel! Aber mir stellen sich die selben Fragen wie Jacqueline. Vielleicht kann ja mal jemand aus der Praxis berichten.

  52. Klasse Artikel! Aber mir stellen sich die selben Fragen wie Jacqueline. Vielleicht kann ja mal jemand aus der Praxis berichten.

  53. hey, finde ich super was du da geschrieben hast. ich stecke gerade in der phase, dass ich nach 2 jahren plötzlich anfange in meinen projekten zu ruden und nicht mehr zu sehen wo ich bin und was ich alles machen muss. bis jetzt habe ich noch alles retten koennen. irgendwie geht das immer noch alles aber irgend wann wird es nicht mehr gehen… und es geht sehr an die nerven:) gut, es kommt dazu, dass einen der chef immer noch durcheinander bringt, weil er ständig was anderes will… aber das ist eine andere geschickte… weil es so nicht weiter geht, und auch keinen spass macht habe ich entschlossen ganz schnell was zu ändern. bevor ich den beitrag hier gelesen habe habe ich schon einige tools angefangen zu benutzten… wie eingang, mit alles sachen… das ist mein kalender, den ich ständig mit mir trage und im büro mein outlook. ablagemappen, excel-to-do-listen. aber irgend wie ist es noch nicht das richtige… habe das gefühl das man nunr mit plegen beschäftigt ist. das geht dann 2 wochen gut, ich find auch alles aber brauch zeit für und wenn es dann schnell gehen soll, dann ist die ganze ordnung hinüber, da ich mit dem pflegen nicht hinterger komme. so, hat denn hier jemand einen tipp? oder muss man erstmal viel energy investieren, dass es bei einem zu routine wird? ist das die lösung? oder sind hier zu viele listen drin??? würde mich sehr über einen gendankengang freuen. viele grüße

  54. hey, finde ich super was du da geschrieben hast. ich stecke gerade in der phase, dass ich nach 2 jahren plötzlich anfange in meinen projekten zu ruden und nicht mehr zu sehen wo ich bin und was ich alles machen muss. bis jetzt habe ich noch alles retten koennen. irgendwie geht das immer noch alles aber irgend wann wird es nicht mehr gehen… und es geht sehr an die nerven:) gut, es kommt dazu, dass einen der chef immer noch durcheinander bringt, weil er ständig was anderes will… aber das ist eine andere geschickte… weil es so nicht weiter geht, und auch keinen spass macht habe ich entschlossen ganz schnell was zu ändern. bevor ich den beitrag hier gelesen habe habe ich schon einige tools angefangen zu benutzten… wie eingang, mit alles sachen… das ist mein kalender, den ich ständig mit mir trage und im büro mein outlook. ablagemappen, excel-to-do-listen. aber irgend wie ist es noch nicht das richtige… habe das gefühl das man nunr mit plegen beschäftigt ist. das geht dann 2 wochen gut, ich find auch alles aber brauch zeit für und wenn es dann schnell gehen soll, dann ist die ganze ordnung hinüber, da ich mit dem pflegen nicht hinterger komme. so, hat denn hier jemand einen tipp? oder muss man erstmal viel energy investieren, dass es bei einem zu routine wird? ist das die lösung? oder sind hier zu viele listen drin??? würde mich sehr über einen gendankengang freuen. viele grüße

  55. hey, finde ich super was du da geschrieben hast. ich stecke gerade in der phase, dass ich nach 2 jahren plötzlich anfange in meinen projekten zu ruden und nicht mehr zu sehen wo ich bin und was ich alles machen muss. bis jetzt habe ich noch alles retten koennen. irgendwie geht das immer noch alles aber irgend wann wird es nicht mehr gehen… und es geht sehr an die nerven:) gut, es kommt dazu, dass einen der chef immer noch durcheinander bringt, weil er ständig was anderes will… aber das ist eine andere geschickte… weil es so nicht weiter geht, und auch keinen spass macht habe ich entschlossen ganz schnell was zu ändern. bevor ich den beitrag hier gelesen habe habe ich schon einige tools angefangen zu benutzten… wie eingang, mit alles sachen… das ist mein kalender, den ich ständig mit mir trage und im büro mein outlook. ablagemappen, excel-to-do-listen. aber irgend wie ist es noch nicht das richtige… habe das gefühl das man nunr mit plegen beschäftigt ist. das geht dann 2 wochen gut, ich find auch alles aber brauch zeit für und wenn es dann schnell gehen soll, dann ist die ganze ordnung hinüber, da ich mit dem pflegen nicht hinterger komme. so, hat denn hier jemand einen tipp? oder muss man erstmal viel energy investieren, dass es bei einem zu routine wird? ist das die lösung? oder sind hier zu viele listen drin??? würde mich sehr über einen gendankengang freuen. viele grüße

  56. Pingback: Oliver Gassner
  57. Ich interessiere mich noch nicht sehr lange für GTD und finde diesen Artikel sehr gut und prägnant. Danke!

    P.S. : Would you mind inviting me to Mento? :-)

  58. Ich interessiere mich noch nicht sehr lange für GTD und finde diesen Artikel sehr gut und prägnant. Danke!

    P.S. : Would you mind inviting me to Mento? :-)

  59. Ich interessiere mich noch nicht sehr lange für GTD und finde diesen Artikel sehr gut und prägnant. Danke!

    P.S. : Would you mind inviting me to Mento? :-)

  60. Die erste Hälfte des Artikels liest sich für mir flüssig mit viel Kopfnicken, aber die Liste der Listen („Was gehört zu einem GTD-System?“) erscheint mir unhandlich. Da bin ich doch länger mit Dokumentieren beschäftigt, als mit der eigentlichen Arbeit.

  61. Die erste Hälfte des Artikels liest sich für mir flüssig mit viel Kopfnicken, aber die Liste der Listen („Was gehört zu einem GTD-System?“) erscheint mir unhandlich. Da bin ich doch länger mit Dokumentieren beschäftigt, als mit der eigentlichen Arbeit.

  62. Eine ganz gute Software zur Organisation nach den GTD-Regeln ist wohl auch Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/. Über ein Plug-In lässt sich die Benutzerführung auch in deutscher Sprache einstellen. Die Version 2.2.1 ist kostenlos, die aktuelle Version 3.0.3 kostet wohl rund 40 € und lässt sich mit dem iphone synchronisieren.

  63. Eine ganz gute Software zur Organisation nach den GTD-Regeln ist wohl auch Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/. Über ein Plug-In lässt sich die Benutzerführung auch in deutscher Sprache einstellen. Die Version 2.2.1 ist kostenlos, die aktuelle Version 3.0.3 kostet wohl rund 40 € und lässt sich mit dem iphone synchronisieren.

  64. Vielen Dank fürs Tutorial. Ich benutze das GTD täglich bei meiner Arbeit und möchte es nimmer missen.

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